Uzņēmējdarbības praksē ļoti bieži īpašnieki, vadītāji, citi darbinieki (turpmāk tekstā – darbinieks) apmaksā pirkumus veikalā uzņēmuma vajadzībām no saviem naudas līdzekļiem. Mēneša beigās grāmatvedībā tiek iesniegti izdevumus apliecinoši čeki. Savukārt grāmatvedis visus čekus grāmato kā avansa norēķinus kontā 2380. Rezultātā kontā 2380 veidojas atlikums kredīta pusē – uzņēmums ir parāda darbiniekam. Šis parāds tiek atmaksāts darbiniekam no uzņēmuma kases: D 2380 K 2610.
Marina Ķere, finanšu grāmatvedības speciāliste ar 26 gadu pieredzi, "ISO Grāmatvežu sertifikācijas centra" eksperte, žurnālā "Bilance" norāda, ka šādus pirkumus nav pareizi grāmatot kā avansa norēķinus, jo saskaņā ar Ministru kabineta noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 8. punktu, skaidras vai bezskaidras naudas avanss ir maksājums fiziskajai personai – uzņēmuma darbiniekam, valdes vai padomes loceklim, īpašniekam, dalībniekam vai biedram – uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai no uzņēmuma kases (skaidra nauda) vai šīs personas bankas kontā no uzņēmuma bankas konta (bezskaidra nauda), lai šī persona veiktu vienu vai vairākus maksājumus saskaņā ar doto uzdevumu (piemēram, komandējuma, preču iegādes vai pakalpojumu izmantošanas izdevumu segšanai).
Pastāv risks, ka Valsts ieņēmumu dienests var uzlikt administratīvo sodu par pārkāpumu, jo darījuma atspoguļošana grāmatvedībā neatbilst šā darījuma būtībai.
Ja pirkumi, kurus apmaksā darbinieks no saviem personīgajiem līdzekļiem, notiek neregulāri, uzņēmums var atmaksāt parādu, pamatojoties uz darbinieka iesniegumu, kuram darbinieks pievieno čekus. Tomēr var būt tādi gadījumi, kad norēķinus ar darbinieku nav iespējams veikt uzreiz.
Raksta autore uzskata, ka šādā situācijā būtu korekti vispirms iegūt vadības akceptu iegādāto materiālo vērtību (vai citu izdevumu) lietderībai (saistībai ar saimniecisko darbību) un sastādīt ar darbinieku aizdevuma līgumu, piemēram, ja tieši šajā brīdī samaksāt norēķinu personai ir problemātiski. Grāmatvedis pārbauda attaisnojuma dokumentus (čekus, kvītis, biļetes) noformēšanas pareizību, un tam ir pamats veikt grāmatojumus:
D 7xxx, D 12xx… D 5721K 5140 “Norēķini ar darbiniekiem par aizdevumiem”.
Kad radīsies iespēja, nauda norēķinu personai tiks izmaksāta - D 5140 K 2610, 2620.
Izmantojot norēķiniem pēc aizdevuma līguma skaidro naudu, uzņēmumu grāmatvežiem jāatceras, ka Latvijas Republikas likuma “Par nodokļiem un nodevām” 30. pants nosaka ierobežojumus skaidras naudas lietošanai: nodokļu maksātājiem, izņemot fiziskās personas, kuras nav individuālie komersanti, nav atļauts veikt skaidrā naudā darījumus, kuru summa pārsniedz 7200 eiro (neatkarīgi no tā, vai darījums notiek vienā operācijā vai vairākās operācijās).
Secinājums: lai novērstu iespējamas soda sankcijas, katra uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos jābūt noteiktam, kā dažādi darījumi atspoguļojami uzņēmuma grāmatvedības uzskaitē. Darījumu atspoguļošana grāmatvedībā jāveic saskaņā ar likumdošanas aktu prasībām.
Visu M.Ķeres rakstu „Avansa norēķinu sastādīšanas aktualitātes” var lasīt žurnālā Bilance jūnija un jūlija numuros.
