13. sep, 2016

Kā var ātri izveidot precīzu darba laika grafiku?

Vairākums biroju darbinieku strādā tā dēvēto normālo darba laiku – 8 stundas dienā, 40 stundas nedēļā. Taču ir arī tādi darbu veidi, kuros nepieciešama nepārtraukta personāla nodarbināšana 24 stundas diennaktī jeb periodisks, neregulārs darbs ar mainīgām darba stundām dažādos pulksteņlaikos, ko nav iespējams nodrošināt normālā darba laika ietvaros.

Lai arī kuru no šiem darba laika režīmiem darbinieks strādātu, darba devējam saskaņā ar Darba likumu ir pienākums precīzi uzskaitīt katra darbinieka nostrādātās stundas. Turklāt pirms tam ir jāveido darba laika grafiks jeb plāns, ar kuru darbinieki laikus jāiepazīstina.

Anita Barbane, resursu vadības sistēmas "Horizon" eksperte norāda, ka darba laika plānošana tiek veikta iestādēs, kurās darbinieki strādā summētā, individuālā jeb maiņu darba laiku. Process ir gana sarežģīts un aizņem daudz laika, it īpaši tad, ja iestādē strādā daudz darbinieku un darba laika grafiks jāveido manuāli.

Daļa organizāciju darba laika grafika veidošanu joprojām veic, izmantojot tik vienkāršus palīgrīkus kā papīra lapa ar tukšu grafiku, zīmulis un kalkulators. Vairākums šo procesu mēģina paveikt ar Excel tabulas palīdzību.

Lai kādi rīki darba laika plānošanai tiktu izmantoti, lielākais izaicinājums ir sabalansēt Darba likuma prasību ievērošanu ar nepieciešamību nodrošināt pietiekamu personāla sastāvu darba stundās.

Paralēli kontrolējot, lai nodarbinātā darbs nepārklājas dažādos posteņos/struktūrvienībās, lai darba stundu skaits nepārsniedz noteiktā periodā maksimālo stundu skaitu vai - tieši otrādi – lai darbiniekam tiek piešķirts pietiekams stundu skaits noteiktā laika periodā.

Visbiežāk plānošana notiek, izmantojot jau gatavu grafiku, kuru ik mēnesi kopē, veicot izmaiņas iepriekšējos datos. Katru mēnesi ir jāpārskata pieteiktie atvaļinājumi un citas prombūtnes un jāņem vērā šī informācija, sastādot jauno darba grafiku, kā arī gadījumā, ja kāds darbinieks slimo un kā aizvietojamais jānorīko citas struktūrvienības darbinieks, tas jāsaskaņo ar viņa vadītāju.
Kad grafika sastādīšana ir pabeigta, tas ir jāsaskaņo ar iestādes atbildīgo personu vai personām. Joprojām nereti šī darbība nozīmē došanos ar izdrukātu dokumentu uz atbildīgās personas kabinetu cerībā to sastapt un dabūt nepieciešamo parakstu.

Manuāla darba laika grafika sastādīšana ir ilgs, sarežģīts un nogurdinošs process. Tāpēc ir vērts apsvērt tehnoloģiju izmantošanu. Ja kolektīvs ir lielāks, it sevišķi, ja darbinieku skaits pārsniedz simtu, speciālu IT risinājumi sniedz virkni priekšrocību.

Izmantojot speciālas sistēmas, darba laika plānošana nākamajiem mēnešiem notiek daudz vienkāršāk un pārskatāmāk, ir daudz ērtāk veikt precizējumus un pārplānot darba laiku pēc nepieciešamības. IT risinājumi novērš iespējamību kļūdīties slodzes izvēlē, jo tiek nodrošināta pārbaude darba stundām, virsstundām un atpūtas stundām atbilstoši Darba likumam un definētajām biznesa vajadzībām. Sistēma arī brīdina, ja darbinieks strādā citā maiņā noteiktā dienā.

Daudzas organizācijas saskaras ar kvalificētu darbinieku trūkumu, līdz ar to laika ietaupījums kļūst par vienu no būtiskākajiem argumentiem par labu IT risinājumu ieviešanai. Izmantojot sistēmu darba laika plānošanai, mazāk laika aizņem pats plānošanas process un laika ietaupījums rodas arī uz kļūdu labošanas un saskaņošanas procesa rēķina. Viens no būtiskākajiem laika ietaupījuma aspektiem ir informācijas nodošana grāmatvedībai algu aprēķinam – elektroniska darba laika plānošana ietaupa gan patērējamās stundas, gan arī ļauj iegūt algu aprēķinu daudz ātrāk, lai ātrāk veiktu arī tam sekojošos procesus.
Visu rakstu par to, kā labāk veikt darba laika plānošanu, varat lasīt žurnāla "Bilance"septembra pirmajā numurā.

Aptauja

Kura, tavuprāt, ir tavas finanšu veselības vājākā vieta?