Likuma „Par grāmatvedību” 2. pants teic, ka par grāmatvedības kārtošanu un visu saimnieciskos darījumus apliecinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs, tātad kapitālsabiedrībā – valde, norāda Sanita Dambe, zvērināta revidente.
Jautājumus par valdes locekļu ievēlēšanu un atsaukšanu no amata regulē Komerclikums. Piemēram, sabiedrībā ar ierobežotu atbildību valdi ieceļ un atsauc dalībnieku sapulce atbilstoši sabiedrības statūtos noteiktajam valdes skaitliskajam sastāvam. Dalībnieku sapulce, apstiprinot valdi, saņem piekrišanu no katra valdes locekļa. Jau sākotnēji ar šiem dokumentiem rodas tiesiskās attiecības starp sabiedrību un valdes locekli, bet, veicot ierakstu komercreģistrā, šis fakts tiek pasludināts publiski. Komerclikums nereglamentē jautājumu par detalizēta rakstiska līguma noslēgšanu ar valdes locekli, tātad sabiedrības dalībniekiem ir jāizlemj jautājums, kāda veida līgumu slēgt ar sabiedrības valdes locekļiem. Jau sākotnēji abām pusēm būtu jāapzinās, ka noslēgtais līgums nav tikai formalitāte, jo ne visus jautājumus atrisina likums, un, lai strīda gadījumos izvairītos no interpretācijām, mazinātu riskus nākotnē, tas ir nepieciešams abām pusēm.
Latvijā bieži sabiedrības dalībnieki un valdes locekļi ir vienas un tās pašas personas, un šajos gadījumos grūti nošķirt, kad valdes loceklis rīkojas nevis ar saviem, bet ar sabiedrības līdzekļiem.
Komerclikumā ir definēts, ka valdes loceklim ir jādarbojas kā krietnam un rūpīgam saimniekam, vadot sabiedrību, un tai regulāri ir jāpieņem lēmumi, kas ietekmē sabiedrības finanšu stāvokli un attīstības iespējas. Ja runājam par sabiedrības finansēm, sabiedrības valde nevar koncentrēties uz peļņas palielināšanu īstermiņā, pakļaujot sabiedrību un sadarbības partnerus riskam nākotnē.
Sabiedrības valdes atbildībā ietilpst :
- Grāmatvedības organizēšana sabiedrībā.
- Grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrāde.
- Grāmatvedības kontroles sistēmas izstrāde.
- Grāmatvedības informācijas datorsistēmu drošības noteikumu un grāmatvedības datu aizsardzības obligāto tehnisko un organizatorisko prasību izstrāde uzņēmumā un tā kontrole.
- Attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru saglabāšana.
- Skaidras naudas saglabāšana un glabāšanas vietas nodrošināšana.
- Materiālo vērtību saglabāšana un inventarizācijas.
- Normatīvo aktu pārkāpumi.
- Grāmatvedības datu ļaunprātīga sagrozīšana.
- Grāmatvedības dokumentu nozaudēšana.
- Oficiāli noteikto pārskatu neiesniegšana.
Visu rakstu „Valdes vai grāmatveža atbildība – kvalitatīvs gada pārskats?” var lasīt žurnāla “Bilance” elektroniskajā arhīvā.
