Nereti saņemam jautājumus, kā jāglabā dažādi grāmatvedības dokumenti - algu saraksti, personāla un inventarizāciju saraksti, grāmatvedības politikas un attaisnojuma dokumenti, kā arī citi „papīri”, kas nonāk grāmatvedībā un grāmatveža rokās fiziski un rīcībā elektroniski. Par to, kas grāmatvežiem par dokumentiem jāliek aiz auss, - šajā rakstā.
Organizācijas jeb institūcijas darbībā tiek radīti dokumenti, kas apliecina institūcijas darbību, reizēm arī bezdarbību tai noteikto funkciju un uzdevumu veikšanā un dod savu pienesumu ne tikai institūcijas, bet arī valsts vēsturei. Viena no šādām dokumentu grupām ir grāmatvedības dokumenti.
Ļoti bieži arhīvistiem jautā, cik ilgi jāglabā dokuments? Atbildēt uz šo jautājumu ir gan viegli, gan grūti: viegli, ja ir kāds normatīvs, kurā ir jau noteikti dokumentu glabāšanas termiņi, un grūti, jo vajag pareizi identificēt dokumentu.
Kas atbildīgs par dokumentu izvērtēšanu
No visiem darbiem arhīvu veidošanas procesā tieši dokumentu izvērtēšanai un atlasei pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai ir vissvarīgākā nozīme. Arhīvu likumā, kas stājās spēkā 2011. gada 1. janvārī, ir noteikts, ka dokumentu izvērtēšana ir viens no dokumentu pārvaldības procesiem, kurā nosaka dokumentu arhīvisko vērtību un dokumentu glabāšanas termiņu, un katrai institūcijai, veicot dokumentu pārvaldību, ir pienākums nodrošināt dokumentu izvērtēšanu, nosakot pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus. Saskaņā ar Arhīvu likuma 20. panta otrās daļas 5. punktu Latvijas Nacionālais arhīva (turpmāk – LNA) funkcijās arī ietilpst dokumentu izvērtēšana. Acīmredzami dokumentu izvērtēšana ir konkrētās organizācijas jeb institūcijas un LNA darbinieku kopīgs uzdevums.
Dokumentu izvērtēšanas secība
Dokumentu izvērtēšana sastāv no vairākiem posmiem:
- lietu nomenklatūras sastādīšana, sagatavojoties lietvedības gadam, norādot nomenklatūrā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņus;
- dokumentu ievietošana atbilstošajās lietās lietvedības gada laikā;
- dokumentu atlasīšana pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai piecus gadus pēc lietvedības gada beigām, kā arī īslaicīgi glabājamos dokumentus iznīcināšanai.
Teorētisko un faktisko jautājumu loks dokumentu izvērtēšanā ir daudzpusīgs. Šajā rakstā tiek apskatīts būtiskākais, kas būtu jāzina par grāmatvedības dokumentu izvērtēšanu.
Lietu nomenklatūras izstrāde
Dokumentu izvērtēšana institūcijā sākas ar lietu nomenklatūras izstrādi, citiem vārdiem sakot, jāizstrādā institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā. Grāmatvedības dokumenti obligāti jāiekļauj institūcijas lietu nomenklatūrā, rezultātā būs uzskaitītas visas lietas, kas veidojas grāmatvedībā, un būs noteikti arī šo lietu glabāšanas termiņi. Institūcijas, kurās veidojas dokumenti ar arhīvisko vērtību, saskaņo lietu nomenklatūras ar LNA.
Radot vai saņemot grāmatvedības dokumentus, tāpat kā citus institūcijas dokumentus, parasti grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros (kalendāra gada vai līdz attiecīga jautājuma atrisināšanai (piemēram, projekta pabeigšanai). Jāatceras, ka lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš.
Dokumentu izvērtēšanas pamatprasības nosakošie likumi un noteikumi
Dokumentu izvērtēšanā palīdzēs likumi, Ministru kabineta noteikumi, nozaru normatīvie dokumenti.
Ir izdoti MK 06.11.2012. noteikumi Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas nosaka kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai.
Saskaņā ar šiem noteikumiem jāievēro: pirmkārt, Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji, otrkārt, normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš, treškārt, institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš.
Svarīgākais normatīvais akts, kurā ir noteikti grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi, ir likums „Par grāmatvedību”. Visiem, kas vēlas pieņemt lēmumu par jau lietvedībā pabeigtajiem un varbūt kādu laiku jau plauktos stāvējušiem grāmatvedības dokumentiem, jāizlasa šā likuma 10. pants. Tur būs atbilde uz jautājumu, cik ilgi jāglabā gada pārskati, inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri, grāmatvedības organizācijas dokumenti un attaisnojuma dokumenti.
Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi
Gada pārskatiem glabāšanas laiks ir līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Tajā pašā laikā saskaņā ar MK 15.10.2013. noteikumu Nr. 1115” Gada pārskata sagatavošanas kārtība” 50. punktu, ja budžeta iestādes, no valsts budžeta daļēji finansētas atvasinātas publiskas personas un budžeta nefinansētas iestādes gada pārskata sagatavošanai, pārbaudīšanai un parakstīšanai izmanto ePārskatus un ievēro minēto noteikumu prasības, Valsts kase nodrošina visas šīs lietas iesniegšanu LNA. Tas nozīmē, ka šinī gadījumā gada pārskatus glabā, kā noteikts likuma „Par grāmatvedību”, bet nearhivē. Gadījumos, kad neizmanto ePārskatus, gada pārskati būtu jāarhivē un jāglabā pastāvīgi.
Inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru un grāmatvedības organizācijas dokumentu glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Ar inventarizācijas sarakstiem problēmu nav. Vairāk jautājumu ir par grāmatvedības organizācijas dokumentiem. Ministru kabineta (turpmāk - MK) 21.10.2003. noteikumos Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” ir uzskaitīti šādi dokumenti - noteikumi par inventarizācijas kārtību uzņēmumā, inventarizācijas instrukcija, kārtība par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izlietojuma iesniegšanu, uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu dokumentēšanas un uzskaites kārtība, dienesta transportlīdzekļu izmantošanas kārtība, transportlīdzekļu skaitu un degvielas patēriņa normas, dokumentu apgrozības apraksts vai shēma, grāmatvedības reģistru kārtošanas noteikumi, gada pārskata, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi, grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumi, grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedībā izmantoto kodu un simbolu lietojuma apraksts, grāmatvedības politika/ grāmatvedības uzskaites kārtība, grāmatvedības kontroles sistēma, uzskaites objektu klasifikācijas kodu sistēmas, simbolu un saīsinājumu lietošanas noteikumi u.c. Tātad tie ir pašas institūcijas, tās augstākstāvošas institūcijas izstrādātie iekšējie normatīvie dokumenti, kas nodrošina dokumentu apriti, uzskaiti, pieejamību un finanšu līdzekļu izlietojuma kontroli. Noteikti daļa no šiem dokumentiem veidojas arī jūsu institūcijā - uzņēmumā, iestādē vai citā organizācijā.
Kas jāglabā tikai piecus, kas 10 gadus, bet kas - mūžīgi
Kas ir grāmatvedības reģistrs? Saskaņā ar MK 21.10.2003. noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 17. punktu „grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu”. Piemēram, kases grāmata, žurnāls-virsgrāmata, galvenā grāmata – te ir reģistri. Pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei veidojas reģistri, kas būtu jāglabā arī tikai 10 gadus. Galvenajai grāmatai un virsgrāmatai šis glabāšanas termiņš ir spēkā no 2011. gada 11. maija. Pirms tam tās bija jāglabā pastāvīgi saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 10. pantu, kas tika grozīts 2011. gadā, un tas nozīmē, ka tikai pēc 2011. gada izveidotajiem dokumentiem glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm, kas pēc savas būtības arī ir grāmatvedības reģistrs, saskaņā ar „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu sarakstā” noteikto, kas bija spēkā līdz 2006. gada 1. janvārim, glabāšanas termiņš bija pastāvīgi. LNA pieņemts lēmums, ka šo dokumentu glabāšanas termiņš ir tikai 10 gadi pēc pēdējā ieraksta.
Attaisnojuma dokumentiem glabāšanas laiks ir pieci gadi. Saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību” attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Šī ir visai liela dokumentu grupa - dokumenti par materiālo vērtību, inventāra iegādi, norakstīšanu (krājumu iekšējās pārvietošanas pavadzīmes, norakstīšanas akti u.c. grāmatvedības uzskaites dokumenti), no kuriem izdarīti grāmatvedības ieraksti.
Ir arī izņēmumi. Tā, piemēram, trešās valsts vai trešās teritorijas nodokļa maksātāja elektroniski sniegtajiem pakalpojumiem Eiropas Savienības teritorijā attaisnojuma dokumenti (rēķini) būtu jāglabā 10 gadi, kā tas ir noteikts Pievienotās vērtības nodokļa likuma 140. panta trešās daļas 2. punktā. Tāpat arī ar virkni citu attaisnojuma dokumentu, kas tikuši radīti kāda Eiropas Savienības struktūrfondu projekta īstenošanas gaitā. Minēto dokumentu glabāšanas termiņš būs noteikts vai nu līgumā par struktūrfonda realizāciju, un tas pārsvarā ir ilgāk par pieciem gadiem, vai arī Ministru kabineta noteikumos par konkrēto Eiropas Savienības struktūrfondu plānošanas periodu.Piemēram, tuvojas nobeigumam glabāšanas termiņš projektu dokumentiem par Eiropas Savienības struktūrfondu 2004.-2006.gada plānošanas periodu. Tas ir noteikts attiecīgajos Ministru kabineta noteikumos, piemēram, MK 27.06.2006. noteikumos Nr. 545 "Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina struktūrfondu ieviešanu un grozījumu izdarīšanu plānošanas dokumentos", 53. pantā ir teikts, ka „struktūrfonda finansējuma saņēmējs un granta finansējuma saņēmējs līdz 2015. gada 3. augustam glabā visus ar projekta īstenošanu saistītos dokumentu oriģinālus, tai skaitā jebkuru ar projektu saistīto korespondenci, sludinājumus, nolikumus, darbu un piegāžu veicēju, pakalpojumu sniedzēju piedāvājumus un piedāvājumu vērtēšanas dokumentāciju, projekta ietvaros noslēgto līgumu dokumentāciju un jebkuru ar līgumiem saistīto korespondenci, veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī veikto maksājumu apliecinošo dokumentāciju”.
Kases grāmatas glabāšana
Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi bez likuma „Par grāmatvedību” un jau minētajiem MK noteikumiem ir noteikti arī MK 21.10.2003. noteikumos Nr. 584 „Kases operāciju uzskaites noteikumi”, 10. punktā ir noteikts, ka kases grāmatu saglabā likumā "Par grāmatvedību" grāmatvedības reģistriem paredzētajā glabāšanas laikā (10 gadus), MK 02.05.2007. noteikumos Nr. 282 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 31. punktā ir noteikts, ka kases aparāta, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas žurnāls būtu jāglabā pēc tā aizpildīšanas pieci gadi un kontrollentes - trīs gadus, MK 28.12.2010. noteikumu Nr. 1220 „Asignējumu piešķiršanas kārtība” 34 3 punktā ir noteikts, ka finansēšanas plānus glabā pieci gadi.
Vera Guzanova, Latvijas Nacionāla arhīva Attīstības plānošanas nodaļas vadītāja, speciāli Bilancei
