Pirmo nedēļu laikā pēc ārkārtas stāvokļa izsludināšanas uzņēmējiem prioritāšu saraksta galvgalī bija nepieciešamība nodrošināt uzņēmuma darbības nepārtrauktību, vienlaikus pārceļot darbiniekus no biroja telpām uz darba vietām viņu virtuvēs, viesistabās vai guļamistabās. Papildus tam uzņēmumi steidza atrast sev piemērotākos digitālos rīkus un darbinieki – iepazīties un aprast ar jaunieviestajām platformām – Zoom, Slack, Trello un citām. Tagad, kad darbs no mājām jau kļuvis par ikdienu, jāķeras pie svarīgākā – attālinātas komandas vadīšanas, tās iesaistes un motivācijas noturēšanas, kā arī atbalsta vadītājiem. Kā to efektīvāk īstenot, stāsta stratēģiskās komunikācijas konsultāciju uzņēmuma “ERDA Group” eksperte Pārsla Baško.

Izaicinājums gan vadītājiem, gan darbiniekiem

Covid-19 krīzes uzspiestā pēkšņā pāreja uz attālinātu darbu ir izaicinājums gan vadītājiem, gan darbiniekiem. Neapšaubāmi labāk sagatavoti šai situācijai ir uzņēmumi, kuru profils ļāvis attālinātās strādāšanas modeli kaut palaikam izmantot jau agrāk. Grūtāk klājas tiem, kam tas jāievieš “no nulles”, vienlaikus nodrošinot darbam nepieciešamo tehnoloģisko risinājumu bāzi un apgūstot digitālās saziņas platformas. Līdztekus šīm problēmām sevi liek manīt arī psiholoģiskās: vadītājiem bieži vien šķiet, ka darbinieki mājās nestrādā tik produktīvi, kamēr darbiniekiem trūkst vadītāja un kolēģu atbalsta un komunikācijas. Korekcijas ierastajā darba stilā abās lomās ienes arī apstākļi mājās – bērnu vai citu ģimenes locekļu klātbūtne, mājas biroja aprīkojuma nepilnības, emocionālais stāvoklis, nedrošība par pasaulē notiekošo u.c.

Taču komandas un individuālā līmenī ir dažādi aspekti, pie kuriem mērķtiecīgi strādājot iespējams uzlabot vispārējo komandas noskaņojumu, kā arī darba rezultātu.

Komandas uzturēšana un darbinieku iesaiste

Nodrošiniet visaptverošu un caurspīdīgu komunikāciju. Lai ikviens no darbiniekiem joprojām justos tuvs uzņēmumam un uzticētos savai vadībai, nepieciešams nodrošināt skaidru un caurspīdīgu komunikāciju par gaidāmajiem lēmumiem, norisēm vai izmaiņām gan visa uzņēmuma līmenī, gan katrā komandā. Laikā, kad daļā uzņēmumu notiek kolektīvās atlaišanas, bet citos tiek samazinātas algas, neziņa par sava uzņēmuma un līdz ar to savu personīgo nākotni darbiniekos var radīt lielu stresu. Neziņas stāvoklī cilvēkiem ir tendence pieņemt sliktāko scenāriju kā iespējamāko. Tāpēc jebkāda vadības ziņa par kādu no aktuālajām tēmām būs labāka par klusumu: pat ja tā šobrīd ir “mēs to vēl nezinām”, darbinieki novērtēs arī šādu atbildi.

Svarīgi ļaut izteikties un paust savas bažas arī pašiem darbiniekiem – to var organizēt, piemēram, ar jautājumu un atbilžu sesiju, kurā uz darbinieku iepriekš iesūtītiem jautājumiem atbild uzņēmuma īpašnieki un/vai tiešie vadītāji.

Papildus komunikācijas saturam jāapzina, kādi komunikācijas rīki un kanāli pieejami darbiniekiem, lai nodrošinātu, ka šobrīd tik svarīgo informāciju saņem ikviens organizācijai piederīgais.

Veiciet pulsa aptaujas. Pat ja ikdienā notiek regulāri komandas sazvani un komunikācija, daļa darbinieku var baidīties atklāti runāt par problēmām un izaicinājumiem, kas saistās ar attālināta darba apstākļiem. Anonīmas pulsa aptaujas ik nedēļu, kas koncentrējas uz konkrētu tēmu (piemēram, darbinieku mentālā veselība, fiziskā labsajūta, darba organizācija, sadarbība ar kolēģiem u.c.), palīdzēs izprast komandas kopējo noskaņojumu un pieņemt uz faktiem balstītus lēmumus.

Komandas tikšanās reizēs ieplānojiet laiku arī “small-talk”. Atspoguļojot ierasto biroja vidi, kad darbinieki neformālās sarunās satiekas pie kafijas automāta vai gaiteņos, ikreiz komandas tikšanās sākumā vai noteiktā laikā reizi nedēļā atvēliet laiku arī sarunām par ikdienas sīkumiem, situāciju mājās, personīgajiem jaunumiem. Ja komanda šādās sarunās sākotnēji nejūtas brīvi, vadītājs var uzdot konkrētu jautājumu, par kuru izteikties katram komandas biedram.

Ja komandā tiek izmantota, piemēram, platforma Slack, kanālu neformālām sarunām var izveidot arī tur. Lai uzturētu “dzīvību” un iedrošinātu darbiniekus piedalīties, ik dienu var ievietot jautājumu aptaujas formā, kas iedrošina darbiniekus sniegt savu atbildi un dalīties ar papildu pieredzi un/vai fotogrāfijām par noteikto tēmu. Piemēram, “Kur šobrīd atrodas tava darba vieta?”; “Kas ir garšīgākā recepte, ko esi pagatavojis sociālās distancēšanas laikā?” u.c.

Rīkojiet hakatonus. Uzņēmuma vadība šajā situācijā sastopas ar iepriekš neparedzētiem biznesa izaicinājumiem. Komandas iesaiste šo izaicinājumu pārvarēšanā var ģenerēt radošus risinājumus, kas noderēs visa uzņēmuma darbībai, kā arī vairot darbinieku piederības sajūtu uzņēmumam.

Svarīgi definēt konkrētu problēmu un nodrošināt, lai iesaistītajiem ir iespēja strādāt komandā (iesakot, kādus rīkus izmantot, kādā formātā pasniegt savu risinājumu utt.). Pēc tam vadības komanda izvēlas labāko risinājumu un apbalvo idejas autorus.

Ieteikumi vadītājiem

Lai gan jaunie darba apstākļi var izrādīties izaicinoši gan vadītājam, gan padotajiem, vadītājam tieši tagad ir īstais laiks pielietot savas līderības prasmes un būt par galveno komandas gara uzturētāju un kouču.

Daļai vadītāju darbinieku attālināta vadīšana var izrādīties nomācoša, jo ir zaudēta iespēja novērot, kā strādā padotie. Taču komandas iesaistei un motivācijas noturēšanai ir vitāli svarīgi izvairīties no mikromenedžmenta. Labākais, ko vadītājs šobrīd var iesākt, ir – uzticēties savai komandai un darbinieku motivācijai sasniegt labākos iespējamos rezultātus arī pašreizējos apstākļos.

Lai izrādītu rūpes par darbiniekiem un gūtu ieskatu izaicinājumos, ar kuriem tie šajā laikā saskaras, nepieciešams rīkot arī regulāras individuālas tikšanās ar komandas biedriem. Ieplānojot laiku individuālām sarunām, vadītājs apliecinās, ka viņam patiesi rūp darbinieki, un ļaus viņiem sajusties piederīgiem komandai un uzņēmumam.

Komunikācijā ar komandas biedriem svarīgi atrast individuālu pieeju katram.

Ar pavisam vienkāršiem jautājumiem, piemēram, “Kā varu tev palīdzēt būt produktīvākam un justies kā daļai no komandas?”, tikšanās laikā svarīgi noskaidrot darbinieka darba apstākļus mājās (vai ir kādi traucēkļi, kādi varētu būt iespējamie risinājumi, kuras ir produktīvākās darba stundas u.c.), darba noslodzi, emocionālo stāvokli.

Tādā veidā tiek nodrošināts, ka darbiniekam ir iespēja regulāri aprunāties par savām sajūtām, izaicinājumiem, veiksmēm un neveiksmēm, kas piedzīvotas, strādājot attālināti. Vadītājs ir informēts par katru no komandas biedriem, spēj piemērot darba uzdevumus un termiņus, kā arī veidot tādu komandas darba stilu, kurā ietvertas maksimālas rūpēties par darbinieku labsajūtu.

Darba izpildes vadība

Savlaicīgi un skaidri nosakiet, kāds ir sagaidāmais darba rezultāts. X – darbs, kas tev ir jāpaveic; Y – kvalitātes standarts; Z – izpildes termiņš. Zinot, kad un kāds galarezultāts tiek gaidīts, darbinieks varēs optimāli izplānot darba izpildes procesu, piemērojoties saviem “mājas ofisa” un vides apstākļiem. Kamēr vien darbinieks sniedz gaidīto rezultātu, nav pamata viņam neuzticēties un domāt, ka viņa darbs ir neproduktīvs un tam būtu jānosaka striktas darba stundas.

Darbinieku stresu var mazināt paveicamo darbu strukturēšana, nosakot, kuri no tiem ir patiešām steidzami, bet kuri – “nice to have”.

Vērtējiet paveiktā darba rezultātu, nevis procesu. Ņemot vērā visai atšķirīgos apstākļus, kādi valda katra “mājas ofisā”, darbiniekiem var nākties savus pienākumus veikt neierastās darba stundās un veidos (piemēram, vakarā, kad bērni aizgājuši gulēt). Tāpēc ir svarīgi koncentrēties uz “nodevumu” un vērtēt to pēc sākotnēji noteiktajiem darba izpildes standartiem, nevis procesu, kā uzdevums tika veikts.

Vaicājiet kolēģu viedokli. Vadītājs ne vienmēr ir cilvēks, ar kuru komanda strādā kopā visbiežāk. Lai gūtu plašāku ieskatu par katra komandas biedra darba stilu, ieviesiet peer-to-peer feedback jeb vienādranga atgriezenisko saiti, piemēram, “Start. Stop. Continue” modeli. Šajā situācijā noderīgas arī 360 grādu aptaujas, kur par katra darbinieka sniegumu izsakās gan kolēģi, gan vadītājs, gan arī pat darbinieks. Tādā veidā var iegūt visaptverošu ieskatu par katra paveikto.

Sniedziet atgriezenisko saiti biežāk. Strādājot birojā, uzslavas vai komentārus par darbu saņemam bieži – ne tikai feedback sesijās, bet arī sapulcēs, ikdienas sarunās u.c. Strādājot attālināti, šādas situācijas izpaliek, tāpēc darbiniekiem viegli nonākt stāvoklī, kad sāk šķist, ka viņu darbu neviens nenovērtē vai darbs paveikts slikti. Vadītāja uzdevums ir atzīmēt labu darbinieka sniegumu un izteikt uzslavas mērķtiecīgāk un regulārāk nekā agrāk, pat ja tā ir īsa ziņa čatā vai pateicība virtuālās tikšanās sākumā. Tas nodrošinās darbinieku iesaisti un motivāciju darboties tālāk.