Raksta attēls

Birojs mājās: vai produktivitāte mazinās?

Vīrusa pandēmijas laiks ienesis savas korekcijas vairumā Latvijas uzņēmumu. Taču šis ir labs laiks ne tikai paātrinātai digitālo jaunievedumu – e-veikala, attālināto sapulču u.c. – ieviešanai savā uzņēmumā, bet arī savas darba vides un produktivitātes novērtēšanai. Lielai daļai strādājošo, kas savu darbu var veikt attālināti, kāds galds vai atsevišķa istaba mājās ir pielāgota darba vajadzībām. Bet kā saglabāt produktivitāti, pie darba datora sēžot mājas čībās?

1. Uzmanības koncentrēšana

Iespējams, viens no sarežģītākajiem uzdevumiem, lai celtu produktivitāti darbam no mājām, ir visu uzmanību traucējošo aspektu novēršana. Ierastajā darba vidē mēs cenšamies ievērot nerakstītos likumus, kas visiem kolēģiem ļauj kvalitatīvi un produktīvi strādāt.

Bet mājās esam daudz brīvāki, nepiespiestāki un vide ap mums – neformālāka. Tāpēc pārliecinieties, vai tā ir atbilstoša un netraucē koncentrēties darbam.

Aplūkojiet lietas sev apkārt, ieklausieties mājokļa skaņās. Iespējams, no rīta ieslēgtais televizors, kurā skatījāties ziņas, joprojām ir ieslēgts un rada tikai lieku fona troksni? Novāciet no galda netīrās kafijas krūzes vai bērnu atstātās mantiņas, lai neradītu sev liekas domas par trauku mazgāšanu vai istabu uzkopšanu. Iekārtojiet savu darba vidi tā, lai tā veicinātu darba izpildi, nevis traucētu tam.

2. Laika plānošana

Darbu plānošana, it īpaši, ja projektu un plānu ir daudz, mēdz būt liels izaicinājums arī ikdienas darba ritmā. Viens no veidiem ir sadalīt savu darbdienas laiku konkrētu uzdevumu vai jomu sadaļās, piemēram, no plkst. 10:00 līdz 11:30 ieplānojiet laiku kādam apjomīgākam projektam, no plkst. 11:30 līdz 12:00 – jau nākamajam, savukārt no plkst. 12:00 līdz 13:00 – pusdienām. Saplānojiet savu dienu un esiet tās noteicējs, nevis ļaujiet laikam plūst nepieskatītam. Citādi pavisam drīz varat attapties, ka saule jau laižas uz rietu, bet diena pagājusi bez vērtīga pienesuma.

Plānojiet darāmo atbilstoši saviem individuālajiem produktivitātes rādītājiem. Neviens nav teicis, ka darba dunai vislabāk nodoties dienas gaišajā laikā. Iespējams, jums ražīgākas ir vakara stundas. Pāris dienas pavērojiet savu noskaņojumu, produktivitāti un koncentrēšanās spēju, piefiksējot, kā tās vērtējat katrā dienas daļā – no rīta, pēcpusdienā, vakarā. Attiecīgi svarīgākos darbus ieplānojiet laikā, kad spējat strādāt visefektīvāk.

Lai noteiktu, kuri uzdevumi šobrīd prasa jūsu uzmanību visakūtāk, izmantojiet Eizienhauera matricu.

 

Darba pienākumus, kas ir īpaši svarīgi jūsu uzņēmējdarbībai un kuru termiņi jau klauvē pie durvīm, kategorizējiet pirmajā laukā “izdarīt uzreiz”, pārējos sakārtojiet atbilstoši steidzamības un svarīguma pakāpei. Tādējādi jums būs gatavs saraksts ar steidzamākajiem un ne tik steidzamiem pienākumiem – atliek vien tos ieplānot un ķerties klāt!

Bet iespējams, ka jums, eksperimentējot ar savu produktivitāti, efektīvāka liktos Pomodoro tehnika, kuras pamatlicējs ir itāļu uzņēmējdarbības kosultants Frančesko Čirillo (Francesco Cirillo). Tās pamatā ir ideja par produktivitātes kāpināšanu ierobežotā laika posmā.

Kā tas strādā? Izvēlieties konkrētu laika posmu (piemēram, 25 minūtes), kurā piespiediet sevi veltīt uzmanību tikai un vienīgi iepriekš izvirzītam konkrētam uzdevumam. Sadaliet dienu šādos laika intervālos, ik pēc 25 minūtēm paņemot 5 minūšu ilgu pauzi. Kad pēc vairākiem šādiem intensīva darba posmiem jūtams progress, apbalvojiet sevi ar 30 minūšu pauzi. 

3. Sapulce pidžamā?

Nenoliedzami, darbs mājās dod iespēju paveikt uzdevumus jums visērtākajā apģērbā, arī vadīt attālinātu sapulci pidžamā. Taču tai pašā laikā jūsu produktivitāti ļoti ietekmē tas, kā jau no paša rīta uztverat savu darba dienu. Pret darbu mājas birojā vajadzētu attiekties tāpat, kā pret darbu uzņēmuma birojā. Pamēģiniet to testa režīmā darīt vismaz pāris dienas! Celieties laikus, nomainiet pidžamu pret darba drēbēm, uzvāriet kafiju, sāciet darbu ierastajā laikā un pavērojiet – iespējams, jūsu diena izvērtīsies daudz efektīvāka. Arī sevis pienācīga sagatavošana darbam ir svarīgs aspekts dienas struktūrā, kas var nākt tikai par labu, ja strādājat no mājām.

Tikpat labi pozitīvu iespaidu uz jūsu darba produktivitāti var atstāt vides maiņa. Mūsu platuma grādos iestājusies vasara – iespējams, mājas čību nomaiņa pret āra apaviem un improvizēta biroja ierīkošana uz kādas terases vai parkā dos citu enerģiju un iedvesmos jauniem projektiem.

Lai arī vēl ir spēkā daudzi Covid-19 krīzes noteiktie ierobežojumi, tie ir mīkstināti un neliedz biroju uz laiku iekārtot kādā viesu namā, Airbnb dzīvoklī citā pilsētā vai namiņā pie kāda ezera tepat, Latvijā, tādējādi reizē arī atbalstot vietējā tūrisma nozari, kas sāpīgi cieš no krīzes radītajām sekām.

Neļaujiet sev nogurt no vides, kurā strādājat, jo tas var krasi un, iespējams, ilgstoši negatīvi ietekmēt jūsu darbaspējas.

4. Cilvēka būtība: socializācija

Darbs no mājām ļauj būtiski ietaupīt resursus – piemēram, ceļā uz darbu un sastrēgumos pavadīto laiku. Taču reizē tas arī atņem daļu no citiem svarīgiem aspektiem, kuru nozīmi ikdienā dažkārt nenovērtējam. Piemēram, zūd socializēšanās, kas ir būtiska mūsu ierastās darba ikdienas daļa, – kaut vai labrīts kaimiņiem, saskarsme ar citiem braucējiem sabiedriskajā transportā, īsa vārdu apmaiņa ar baristu kafejnīcā, sarunas ar kolēģiem.

Socializācijai, it īpaši darba kolēģu vidū, ir ļoti liela nozīme, lai gūtu panākumus biznesā. Taču, lai iegūtu labākus rezultātus, tam ir jābūt nepārtrauktam procesam, tā norāda pazīstamais līderības speciālists Kriss Cebolero (Chris Cebollero).

Pat ja pašizolācijā savās mājās neesat viens un jums ir kāds, ar ko aprunāties, neaizmirstiet arī par saikni ar kolēģiem, ar kuriem agrāk ik dienas pavadījāt daudz vairāk sava laika. Atrodiet veidus, kā jūs kopā varat apspriest jaunumus un notikumus vai dot cits citam padomus nepiespiestā gaisotnē. Mūsdienu tehnoloģijas ļauj vadīt sapulces un prezentēt jaunākos datus kolēģiem attālināti, tāpat arī piedalīties kopīgā pauzē, dzerot kafiju katram pie sava datora. Atelpas brīžos varat izmantot erudīcijas spēles un viktorīnas, ko ikreiz uzņemas organizēt kāds cits, apmainīties idejām, kā aizpildīt laiku pašizolācijā, ieteikt cits citam labu lasāmvielu, podkāstu un seriālu, tāpat arī vienoties kopīgi atbalstīt kādu labdarības projektu, kas šobrīd ir ļoti aktuāli un nepieciešami. Bet varat arī vienkārši sazvanīties, lai apvaicātos, kā katram iet un vai nav nepieciešama kāda palīdzība, lai pēc iespējas drīzāk mēs visi enerģijas pilni atkal varētu atgriezties ierastajā darba ritmā.