Raksta attēls

Darbs attālināti – kādu digitālo platformu izvēlēties?

Vēl tikai pirms gada moderns birojs skaitījās tāds, kurā pēc vajadzības varēja strādāt attālināti jeb tā dēvētais “remote friendly” birojs. Darbs attālināti bija iespējams, taču bija izplatīts lielākoties tikai atsevišķās nozarēs. Covid-19 pandēmijas ietekmē esam veikuši strauju lēcienu no “remote friendly” uz “remote first”, kas nozīmē, ka tiem retajiem cilvēkiem, kas strādā birojā, ir nepieciešams pielāgoties kolēģiem, kuri to dara ārpus biroja. Tie uzņēmumi, kuri šo “piespiedu eksperimentu” ir atzinuši par veiksmīgu, pie darba sludinājumiem jau bez raizēm raksta “var strādāt attālināti”.

Arī radošā aģentūra Grizzly Riga ir kļuvuši par “remote first” darba vietu un visi ikdienas darba procesi tiek pielāgoti darbam attālināti.

Grizzly Riga dibinātājs un stratēģiskais konsultants Māris Reliņš dalās pieredzē par digitālo platformu un ekipējuma izvēlē.

Viens no veiksmes faktoriem pārejā uz primāri attālinātu darbu ir bijusi sekmīga sapulču un sarunu pie kafijas krūzes aizstāšana ar video konferencēm. Darba devējam ir jāspēj tām izvēlēties ne vien piemērotākā platforma, bet arī jānodrošina ekipējums, jo bez tā būtiski kritīsies produktivitāte, daudz laika veltot tam, lai sadzirdētu un saprastu otru, nevis mērķtiecīgi strādājot.

# Tehniskais nodrošinājums

Visekonomiskākā investīcija ir austiņas ar labas kvalitātes mikrofonu. Datoros iebūvētais mikrofons lielākoties ir putekļu pilns, un pietiek, ja šī problēma tikai vienam no sapulces dalībniekiem, lai sapulce pārvērstos par tehnisku problēmu risināšanu, nevis produktīvu darbu. Labs risinājums ir tādas austiņas, ko var redzēt dažādās filmās par telefonoperatoru darbu. Lai arī tās izskatās īpatnēji, ieguvums pret veikto investīciju ir ļoti labs. Ja gribas ko advancētāku, var izvēlēties no galda mikrofoniem un īpašām web kamerām. Ja jau skatāmies uz profesionālāku līmeni, var iegādāties apgaismojumu, piemēram, Ring Light. Vēl būtisks priekšnoteikums ir stabils interneta pieslēgums, jo pieredze rāda, ka daudziem darbiniekiem, strādājot no mājam, internets mēdz nebūt stabils vai ļoti lēns, kas ļauj piedalīties sarunā tikai audio formātā.

# Kā izvēlēties video konferences platformu?

Pirmkārt, noteikti vajadzētu izpētīt, vai kaut ko piedāvā jau esošās izmantotās platformas. Daudziem birojiem e-pasts ir uz Google Drive bāzes, tad ērtāk ar kolēģiem būs sazināties caur Google Hangouts (Meet). Ja ikdienā tiek izmantots Office 360, tad labākais risinājums būs MS Teams.

Pieejamas vēl daudz citu opcijas, kas šobrīd ieguvušas popularitāti - Zoom, Cisco Webex, Skype for Business u.c. Attiecīgi - ja, piemēram, partneri jau izmanto Zoom vai citu platformu, būs vieglāk savstarpēji organizēt darbu caur to.

Pašlaik divas populārākās platformas ir Google Meet un Zoom, starp kurām nav viegli izvēlēties, tāpēc sniegšu pāris padomus, pēc kā vadīties lēmuma pieņemšanā: 

# Dalībnieku skaits

Google Meet (iepriekš Hangouts) ļauj veidot video konferences līdz 100 cilvēkiem bez maksas, līdz 150 cilvēkiem par papildus maksu. 10 aktīvie cilvēki tiks paradīti galerijas skatā uz ekrāna. Tas nozīmē, ka Google Meet video konferences ir piemērotāks nelielai komandai, ikdienas sapulcēm.

Zoom ļauj bezmaksas versijā video sapulcē piedalīties līdz pat 100 cilvēkiem, nodrošinot 49 konferences darbiniekiem iespēju būt redzamiem konferences sākuma lapā galerijas skatā. Ja esi gatavs piemaksāt, tad var sarīkot video konferenci ar 500 dalībniekiem.

# Cena

Google Meet bezmaksas versijā ir līdz 100 dalībniekiem, un mazām sapulcēm nav vērts iegādāties neko papildus. Papildus piemaksājot, var palielināt sapulču dalībnieku skaitu līdz 150 un ierakstīt video zvanus (līdz 100 Gb).

Zoom bezmaksas versijā ļauj pieslēgties līdz 100 cilvēkiem, taču sapulces ilgums ir tikai līdz 40 minūtēm, kas nopietnākai sapulcei ir ļoti maz. Piemaksājot var iegūt ilgāku laiku un krietni lielāku kontroli pār konferenci (attālināti izslēgt citiem mikrofonus un video u.tml.).

# Papildu funkcijas

Ne visiem vajag tiešsaistes prezentācijas, tāpēc vienkāršiem video zvaniem Google Meet ir perfekts.

Zoom ir krietni vairāk funkciju, kas ļauj kontrolēt dalību, piemēram:

  • attālināt izslēgt mikrofonus vai video, ja tas traucē citiem sapulces dalībniekiem,
  • uzlikt sev virtuālu fonu, lai nebūtu jārāda sava privātā telpa apkārt;
  • pacelt roku, norādot vadītājam, ka kāds grib izteikties,
  • HD video un skaņa.

# Dalīšanās ar ekrānu

Abās platformās ir pieejama funkcijas, kas ļauj dalīties ar ekrānu, taču ir būtiska atšķirība.Ja Google Meet vienlaicīgi ļauj to darīt vienam dalībniekam, Zoom vienlaicīgi to var darīt vairāki.

# Laika limiti

Google Meet nav laika limitu arī bezmaksas versijā.

Zoom bezmaksas versijā maksimālais zvana garums ir 40 minūtes. Katru reizi, kad šīs 40 minūtes beigsies, visiem vajadzēs pievienoties jaunam zvanam. Maksas versijā  šī limits ir 24 stundas.

# Kā izvēlēties labāko?

Kopumā Zoom ir krietni profesionālāks rīks, domāts lielām konferencēm, taču tas nav tik viegli saprotams kā Google Meet.

Google Meet:

  • viegli un ātri lietojams
  • cena ir ļoti zema vai bezmaksas
  • cilvēkiem, kas ikdienā izmanto google servisus (Gmail vai uzņēmumiem pieejamais Gsuite) nav nekas jauns jāuzstāda
  • bezmaksas versijā ir nelimitēta garuma sarunas

Zoom:

  • piemērots lielām grupām, vebināriem, konferencēm
  • piemērots sapulcēm, kur vadītājam vajadzīga kontrole