Ikviens būs novērojis, ka kārtība birojā ļauj jūtami vieglāk koncentrēties darbam. Bet mūsdienās, kad arvien lielāka daļa ikdienas darba notiek digitāli, tikpat lielu iespaidu uz darbu var atstāt nekārtība jūsu datora, tālrunī vai darba epastā. Piedāvājam vienkāršus veidus, kā parūpēties par savas digitālās vides kārtību, tās uzturēšanā iesaistot mūsdienīgus un ērtus rīkus.
Nekā lieka!
Regulāri veiciet revīziju datora darbvirsmā (desktop) un atbrīvojieties no visa liekā, sakārtojot failus pareizajās mapēs vai izdzēšot nevajadzīgo.
Google Chrome ir savs uzdevumu pārvaldnieks (Task Manager), kas ļauj pārskatīt, kas aizņēmis datora operatīvo atmiņu un padara datoru lēnāku, – jums tikai jānospiež taustiņu kombinācija „Shift+Esc”.
Izmantojiet arī datoraplikāciju sniegtās iespējas – Momentum dod iespēju personalizēt datora galveno cilni (home page) ar paša izvēlētām krāsām, dienas uzdevumiem, iedvesmojošiem foto vai citātiem. Savukārt Print Friendly ļauj rediģēt drukāšanai interneta failus, atmetot lieko informāciju – reklāmas, attēlus u.c. –, tā ietaupot gan krāsas, gan papīru.
Sakārtojiet e-pastu
- Kategorizējiet saņemtās ziņas. Tas jums ļaus ievērojami ātrāk orientēties saņemto ziņu klāstā un īstajā brīdī atrast īsto sūtījumu. Ja jūsu izmantotais e-pasta serveris piedāvā krāsu iezīmēšanas opciju, ar sarkanu krāsu atzīmējiet vēstules, uz kurām jāatbild steidzami, bet ar zaļu – tās, kas var pagaidīt. Iesūtni var kategorizēt arī pēc jomām: kolēģi, klienti, informatīvie materiāli.
- Uzstādiet e-pasta vēstuļu saņemšanas laiku. Ja izmantojat Gmail, izmēģiniet Inbox Pause, kas ierobežo e-pasta sūtījumu ienākšanu līdz konkrētam laikam, kad to atkal atļauj. Tā varēsit koncentrēties darbam un nebūs jāsteidz atvērt katru e-pasta vēstuli, kolīdz tā iekritusi pastkastītē.
- Izmantojiet digitālā kalendāra iespējas. Gan Outlook, gan Google Calendar ļauj ērti plānot un sinhronizēt pasākumus un tikšanās ar kolēģiem. Arī Latvijā veidotie e-pasta servisu piedāvātāji nesnauž: tagad savu kalendāru piedāvā arī Inbox.
Veidojiet darāmo darbu sarakstu
- Iemīļotās piezīmju līmlapiņas, kas arvien nav pametušas biroju telpas, piesārņo jūsu darba vietu un rada tajā informatīvu jucekli, turklāt mēdz atlīmēties un pazust. Aizstājiet tās ar on-line pierakstiem. Android lietotājiem to ļauj ērti organizēt bezmaksas lietotne Google Keep.
Tā jums jebkurā brīdī un vietā ļaus fiksēt visu, kas svarīgs – plānotos darbus un tikšanās, kolēģu dzimšanas dienas, foto un balss ziņas –, sinhronizēt to dažādām ierīcēm un šajā informācijā dalīties arī ar kolēģiem. Rīks ļauj arī kategorizēt pierakstus ar dažādām krāsām un izveidot atgādinājumus.
- Par noderīgāko iOS darāmo darbu saraksta lietotni tiek atzīta AnyDO, kas pieejama AppStore bez maksas. Lietotnē varat veikt gan tekstuālus, gan vizuālus, gan balss pierakstus, dalīties tajos ar kolēģiem, kā arī uzstādīt ieplānoto pasākumu laiku, lai par to saņemtu atgādinājumu.
- Ja ikdienā izmantojat ierīces ar dažādām operētājsistēmām (piemēram, Mac datoru un Samsung tālruni), tad darāmo darbu sarakstu veidojiet bezmaksas lietotnē Wunderlist. Tā piedāvā ērtu un vienkāršu pierakstu izveidi, sakārtojot tos pēc prioritātes un termiņiem.
Aizveriet liekās cilnes
Jūsu digitālo telpu krietni piesārņo daudzi atvērti interneta logi un cilnes. Ne viens vien mēdz aizbildināties ar to, ka tās „ļauj ietaupīt laiku”. Maldi – tās traucē koncentrēties darbam un ir visīstākie laika zagļi, jo rada kārdinājumu ik pa brīdim iemest aci ziņu portāla vai sociālo tīklu jaunumos.
- Izmantojiet vienu pārlūkprogrammas logu darba lietām un e-pastam, bet otru – citām vietnēm, no kurām nespējat atvadīties.
- Lai nepazaudētu interesantus un derīgus rakstus, video vai interneta saites, lejupielādējiet lietotni Pocket – tajā var saglabāt visu, kas jums šķiet svarīgs.
- Ja izmantojat pārlūkprogrammu Chrome un daudzas atvērtas cilnes vienā logā ir jūsu ikdiena, iesakām lejupielādēt lietotni One Tab: tā ļaus visas cilnes sarindot sarakstā, kas aizņems tikai vienas cilnes vietu.
Pieņemiet amerikāņu žurnālista, "The Atlantic" redaktora Džeimsa Hamblina radikālo izaicinājumu: No Tabs Thursday – „Ceturtdiena bez liekām cilnēm”. Tā, protams, var būt arī jebkura cita nedēļas diena – bet pamēģiniet to aizvadīt tikai ar vienu atvērtu cilni datora ekrānā.
Lai cik simpātiska reizēm var šķist „radoša nekārtība”, ikdienas darbu efektivitāti tā, visticamāk, nepalielina, tāpēc atvēliet laiku un izmēģiniet kādu no mūsu ieteikumiem – varbūt dienas beigās pamanīsit, ka padarīto darbu apjoms ir patīkami liels!
