Изображение к статье

Работа дистанционно – какую дигитальную платформу выбрать?

Лишь год назад современным офисом считался такой, в котором по потребности можно было работать дистанционно. Это так называемый офис remote friendly. Дистанционная работа была возможной, однако была распространена только в отдельных отраслях. Под влиянием пандемии Covid-19 мы сделали резкий прыжок от remote friendly к remote first. Это означает, что те редкие люди, которые работают в офисе, должны приспосабливаться к коллегам, которые делают это вне офиса. Те предприятия, которые этот «вынужденный эксперимент» признали успешным, в объявлениях о приеме на работу уже без сомнений пишут «можно работать дистанционно».

Творческое агентство Grizzly Riga также стало рабочим местом remote first, и все повседневные рабочие процессы здесь приспособлены к удаленной работе.

Основатель Grizzly Riga и стратегический консультант Марис Релиньш делится опытом о дигитальной платформе и выборе экипировки.

Одним из факторов успеха при переходе на первично дистанционную работу стала успешная замена собраний и бесед за чашкой кофе на видеоконференции. Работодатель должен уметь не только выбрать для этого самую подходящую платформу, но и обеспечить экипировку, поскольку без нее существенно упадет продуктивность в случае, если много времени будет уходить на то, чтобы услышать и понять друг друга, а не на целенаправленный труд.

# Техническое обеспечение

Самая экономичная инвестиция – наушники с микрофоном хорошего качества. Встроенный в компьютер микрофон обычно сильно запылен, и достаточно того, что такая проблема имеется у одного участника собрания, чтобы собрание превратилось в решение технических проблем вместо продуктивной работы. Хорошее решение – такие наушники, которые можно видеть в разных фильмах о работе телефонных операторов. Хотя они выглядят несколько необычно, выгода по отношению к сделанной инвестиции очень хорошая. Если хочется чего-то более продвинутого, можно выбрать из устанавливаемых на стол микрофонов и веб-камер. Если же мы уже смотрим в сторону более профессионального уровня, можно приобрести оборудование для освещения, например, Ring Light. Еще одно важное условие – стабильное интернет-подключение, ведь опыт показывает, что у многих сотрудников, работающих из дома, интернет бывает нестабильным или очень медленным, что позволяет принять участие в разговоре только в аудиоформате.

# Как выбрать платформу видеоконференции?

Во-первых, непременно следует изучить, предлагают ли что-нибудь уже используемые платформы. Во многих офисах электронная почта основана на базе Google Drive, тогда удобнее с коллегами будет связываться через Google Hangouts (Meet). Если в повседневной жизни используется Office 360, то лучшим решением будем MS Teams. Доступно еще много других опций, которые сейчас стали популярными, – Zoom, Cisco Webex, Skype for Business и др. Соответственно если, например, партнеры уже используют Zoom или другую платформу, будет легче организовать совместную работу через нее.

Сейчас две самые популярные платформы – Google Meet и Zoom. Нелегко выбрать из них нужную, поэтому дам пару советов, чем руководствоваться в принятии решения.

# Количество сотрудников

 

Google Meet (ранее – Hangouts) позволяет организовывать видеоконференции с участием до 100 человек бесплатно, до 150 человек – за дополнительную плату. 10 активных участников показываются в виде галереи на экране. Это означает, что видеоконференции через Google Meet подходят для небольшой команды и повседневных собраний.

Zoom позволяет в бесплатной версии в собрании участвовать до 100 человек, обеспечивая 49 участникам конференции быть видимыми на начальной странице конференции в виде галереи. Если вы готовы доплатить, то можно устроить конференцию для 500 участников.

# Цена

Google Meet в бесплатной версии позволяет участвовать до 100 сотрудникам, и для маленьких собраний не стоит ничего приобретать дополнительно. Если доплатить, можно увеличить число участников собраний до 150 и записывать видеозвонки (до 100 ГБ).

Zoom в бесплатной версии позволяет подключаться до 100 человек, однако продолжительность собрания – всего до 40 минут, что для серьезного совещания очень мало. Доплатив, можно получить больше времени и значительно больший контроль над конференцией (удаленно отключать другим микрофоны и видео и т.п.).

# Дополнительные функции

Не всем требуются онлайн-презентации, поэтому для обычных видеозвонков Google Meet идеально подходит.

В Zoom значительно больше функций, которые позволяют контролировать участие, например:

  • удаленно отключать микрофоны или видео, если они мешают другим участникам собрания;
  • поставить для себя виртуальный фон, чтобы не показывать свое личное пространство;
  • поднимать руку, показывая ведущему, что кто-то хочет высказаться;
  • видео и звук в HD-качестве.

# Возможность поделиться экраном

В обеих платформах имеется функция, которая позволяет поделиться экраном, однако имеется существенное отличие.

Если Google Meet позволяет это сделать одновременно только одному участнику, то в Zoom одновременно это может сделать несколько человек.

# Лимиты времени

В Google Meet нет лимитов времени и в бесплатной версии.

В бесплатной версии Zoom продолжительность звонка составляет 40 минут. Каждый раз, когда эти 40 минут истекут, всем придется подключаться к новому звонку. В платной версии такой лимит – 24 часа.

# Как выбрать лучшее?

В целом Zoom – значительно более профессиональный инструмент, предназначенный для больших конференций, однако он не столь легко понятный, как Google Meet.

Google Meet:

  • легок и удобен в использовании;
  • цена очень низкая или же возможность использовать бесплатно;
  • людям, которые в повседневной жизни используют сервисы Google (Gmail или доступный для предприятий Gsuite), не надо ничего устанавливать;
  • в бесплатной версии – разговоры не лимитированной продолжительности.

Zoom:

  • предназначен для больших групп, вебинаров, конференций;
  • предназначен для собраний, где ведущему нужен контроль.